Como fotógrafo y propietario de un negocio de fotografía, realizo una serie de actividades al final de cada año para cerrarlo, al igual que muchas empresas cuando realizan actividades de fin de año. Estas actividades se han convertido en una parte esencial de mi flujo de trabajo de fotografía , lo que me permite seguir utilizando un método muy coherente y fiable no sólo para almacenar y archivar mis imágenes, sino también para estar preparado para el futuro crecimiento de los datos y los posibles cambios de hardware. Si aún no has considerado actividades de fin de año para tu fotografía, te recomiendo que leas el siguiente artículo y veas si se adapta a tu flujo de trabajo. Básicamente, he desarrollado un conjunto de procedimientos que ejecuto ya sea el 31 de diciembre o los primeros días de cada año nuevo para garantizar que mis datos permanezcan consistentes, seguros y con todas las copias de seguridad. La mayoría de estos procedimientos que se destacan a continuación están relacionados con mi actual software de postprocesamiento preferido, Adobe Photoshop Lightroom, pero si ejecuta cualquier otro software, debería poder realizar pasos similares para asegurarse de que está preparado para otro año de rodaje con éxito.
1) Sala de luz: Sincronización de catálogos y archivos
A lo largo del año, cuando trabaje en Lightroom, realizaré muchas modificaciones y cambios en mis imágenes existentes. Durante este proceso, también puedo revisar algunas imágenes y borrarlas físicamente (errores, imágenes borrosas, etc.). Desafortunadamente, a pesar de mis esfuerzos por mantener un catálogo coherente de Lightroom, este proceso a menudo conduce a que las imágenes no estén sincronizadas, es decir, que las imágenes del sistema de archivos no coincidan totalmente con las imágenes presentes en el catálogo de Lightroom. Como se explica detalladamente en nuestro Nivel 1: Flujo de trabajo y curso de posprocesamiento , cuando se ejecuta un sistema gestión de archivos híbridos , debe asegurarse de que sus archivos se vean bien tanto en el sistema de archivos como en el catálogo de Lightroom. De esta forma, si alguna vez quiero cambiar a otra herramienta de posprocesamiento para editar mis imágenes, puedo hacerlo con facilidad y mi catálogo de Lightroom siempre parece coherente.
Con mucho gusto, Lightroom cuenta con herramientas integradas para facilitar la sincronización de archivos y catálogos. Todo lo que tiene que hacer es hacer clic en la estructura de su carpeta principal en el módulo de biblioteca de Lightroom y, a continuación, hacer clic en “Sincronizar carpeta…”:
A continuación, verá una ventana como ésta, que explora su catálogo de Lightroom en busca de posibles incoherencias:
Como puede ver, parece que tengo 167 imágenes que deben eliminarse de Lightroom (ya no están en mi sistema de archivos) y cuatro imágenes que deben importarse a Lightroom (no están en mi catálogo de Lightroom). Desde aquí, puedes hacer clic en “Mostrar fotos perdidas” que te mostrará todas las imágenes perdidas (quizás quieras encontrarlas en lugar de eliminarlas), o puedes hacer clic en el botón “Sincronizar” para empezar a sincronizar tu carpeta. Si desea ver todas las imágenes que faltan en Lightroom, pero que están presentes en su sistema de archivos antes de la sincronización, asegúrese de seleccionar “Mostrar el diálogo de importación antes de importar”. Tenga en cuenta que si tiene muchas imágenes, es posible que la selección de esta casilla de verificación tarde mucho tiempo, ya que Lightroom necesita volver a explorar cada una de las carpetas una vez más. Personalmente, nunca compruebo esta casilla. En su lugar, una vez que la importación se ha completado, simplemente hago clic en el enlace “Current Import” bajo “Catalog” en el módulo Library, que me muestra las imágenes que se importaron.
Después de realizar este proceso, debe tener las imágenes totalmente sincronizadas entre el sistema de archivos y el catálogo de Lightroom.
Si ejecuta cualquier otro software que contenga una base de datos separada para sus imágenes, es posible que desee ejecutar una herramienta similar para asegurarse de que está trabajando con datos totalmente sincronizados.
2) Reorganización de la carpeta de imágenes
El segundo paso de mi proceso de fin de año es revisar cada carpeta dentro de mi catálogo de imágenes y asegurarme de que las imágenes estén donde deben estar. Cualquiera que sea el sistema de gestión de archivos que elija, deberá asegurarse de que los archivos residen donde deben residir y no se almacenan por todas partes. Dependiendo del software que utilice, este proceso puede llevar algo de tiempo, ya que necesita hacer clic en cada carpeta y asegurarse de que no tiene ninguna imagen que no pertenezca a esa carpeta en particular. Si es usuario de Lightroom, el proceso será bastante sencillo, pero aún así puede llevar algún tiempo, especialmente si tiene muchas imágenes.
Al mirar a través de cada carpeta, puede utilizar las herramientas de filtro incorporadas para identificar imágenes potenciales que no pertenecen. Por ejemplo, puede utilizar el práctico Filtro de biblioteca para ver las fechas en las que se capturaron las imágenes. En la siguiente captura de pantalla, puedes ver que tengo 892 imágenes de bodas del 28 de agosto. Sin embargo, también hay una imagen del 13 de noviembre, que es muy probable que no pertenezca a esa carpeta:
Al hacer clic en 13 de noviembre, puedo ver la imagen que probablemente fue movida a esta carpeta por accidente:
Arrastrando la imagen a su carpeta correcta, pude ocuparme rápidamente de este problema y sólo me quedé con las imágenes de la boda.
Recomendaría revisar cada carpeta de su catálogo de imágenes y asegurarme de que sólo tiene las imágenes que deberían estar allí. Si no utiliza Lightroom, simplemente utilice el explorador de archivos del sistema operativo para obtener una vista previa de las imágenes; tendrá que cambiar a una vista en miniatura para obtener una vista previa de los archivos JPEG / RAW. A menudo, con sólo mirar las fotos, usted debería ser capaz de organizarlas correctamente.
3) Sala de luz: Renombrar por lotes
Una vez que todas las imágenes están en sus lugares correctos, el siguiente paso es renombrarlas por lotes. ¿Por qué es esto necesario, se preguntarán? Bueno, para mí, los nombres de archivos tienen que tener sentido cuando se ejecuta un sistema de gestión de archivos híbrido. De esta manera, si alguna vez necesito encontrar una imagen, necesito ser capaz de identificar rápidamente la siguiente información con sólo mirar los nombres de los archivos:
- Año, mes y fecha en que se capturó la imagen
- El nombre del evento, independientemente de dónde se encuentre la imagen
- Número de secuencia de archivo para ordenar correctamente las imágenes en el sistema de archivos
- Extensión de archivo para entender si es una imagen JPEG, RAW o TIFF
Dado que siempre cambio el nombre de mis imágenes durante el proceso de importación con los nombres de archivo adecuados (para obtener más información, consulte Curso de flujo de trabajo y procesamiento de nivel 1 o Como organizar fotos en un artículo de Lightroom ), normalmente no tengo que preocuparme por ejecutar este paso. Sin embargo, dado que tanto Lola como yo trabajamos en el mismo catálogo de Lightroom, a veces uno de nosotros puede olvidarnos de realizar el procedimiento de importación adecuado o quizás apresurarnos a hacer las cosas rápidamente para el cliente sin seguir los pasos correctos, lo que puede dar lugar a nombres de archivo incorrectos. Además, la edición de imágenes en Photoshop desde Lightroom puede dar lugar a títulos de imágenes funky con “Editar” u otras palabras añadidas a cada imagen, lo que puede estropear la estructura de nomenclatura. Así que al final de cada año, reviso cada una de las carpetas y renombro por lotes todas las imágenes, de modo que tengo todas las imágenes nombradas consistentemente.
La forma más sencilla de cambiar el nombre de las imágenes por lotes en Lightroom es seleccionar todas las imágenes de una carpeta haciendo clic primero en la carpeta y, a continuación, pulsando CTRL+A (Comando+A en Mac) en el teclado, que seleccionará todos los archivos de una carpeta determinada. Pero antes de hacer eso, asegúrese de que primero ordena sus imágenes por tiempo de captura, para que no se le cambie el nombre a las imágenes según el método de ordenación que esté usando. Vaya a “View->Sort->Capture Time” y asegúrese de que “Ascending” está seleccionado en la parte inferior para recurrir a sus imágenes en función de la fecha/hora en que se capturó la imagen. Desde allí, todo lo que tiene que hacer es presionar F2, o ir a “Librería->Renombrar Fotos…” en el menú. Verá que aparece la ventana “Renombrar # Fotos”:
Como puedes ver, ya tengo una plantilla configurada que me permite renombrar imágenes en masa – todo lo que tengo que hacer es escribir “Custom Text”, que en este caso representa el evento. A su derecha, tengo un “Start Number”, que es un número de secuencia para la primera imagen. Lightroom comenzará con este número e incrementará los números de secuencia para el resto de las imágenes en consecuencia. Si aún no tiene una plantilla configurada, consulte mi plantilla a continuación:
Recorre cada carpeta y renombra por lotes todas las imágenes. Si ya ha nombrado los archivos correctamente y es la segunda vez que lo hace, es posible que Lightroom tenga que enfrentarse a conflictos de nombres de archivos, lo que dará lugar a números de secuencia extraños. Si esto sucede, todo lo que tienes que hacer es darle un nombre diferente temporalmente, y renombrar por lotes todas las fotos de nuevo con el nombre correcto. Otro método es dar un número de secuencia muy alto (como 10.000), luego reiniciar el proceso de renombramiento de lotes con el número de secuencia 1. Ambos métodos funcionarán bien y no perderá ningún archivo.
4) Sala de luz: Optimizar Catálogo
Ahora que tiene todas las imágenes completamente sincronizadas y las imágenes tienen el nombre correcto, el siguiente paso es optimizar su catálogo de Lightroom. Siempre que tenga que realizar muchas operaciones por lotes en Lightroom, es una buena idea optimizar su catálogo de Lightroom, ya que es posible que las cosas se hayan movido bastante en la base de datos y la optimización de la ejecución hará que la base de datos funcione más rápidamente. El proceso de optimización de un catálogo es muy simple – simplemente vaya a “File->Optimize Catalog….” y se le presentará la siguiente ventana emergente:
Haga clic en “Optimizar” y Lightroom llevará a cabo el proceso de optimización de su catálogo. Dependiendo del tamaño de su catálogo, puede tomar algún tiempo. Una vez optimizado el catálogo, recibirá un mensaje que dice “Su catálogo ha sido optimizado”.
5) Sala de luz: Guardar todas las ediciones
¿Sabía que Lightroom tiene una forma de almacenar todas sus ediciones dentro de sus imágenes o archivos de sidecar, de modo que si alguna vez pierde su catálogo podría empezar de nuevo y no perder ninguna de las ediciones? Esta es ciertamente una característica poderosa y algo que usted definitivamente debería usar. Al final de cada año, me aseguro de guardar todos los cambios que he realizado en Lightroom en mis imágenes por esta razón y les recomiendo que hagan lo mismo.
Aunque hay una opción en Configuración del catálogo de Lightroom en la que puede obligar a Lightroom a guardar automáticamente todos los cambios en los archivos sidecar / XMP, no recomiendo utilizar esta opción, ya que ralentiza el funcionamiento de Lightroom. Esta opción se encuentra en la opción de menú “Editar->Configuración de catálogo…”, dentro de la pestaña “Metadatos”:
Si mantienes desactivada la opción “Automatically write changes to XMP” (Escribir automáticamente los cambios en XMP) como hago yo, asegúrate de escribir todos los cambios en las imágenes como parte de las actividades de fin de año. Para ello, todo lo que tiene que hacer es ir a la carpeta principal donde residen sus imágenes en Lightroom (en mi caso es 2016), a continuación, presione CTRL+A (Comando+A en Mac) y, a continuación, presione CTRL+S (Comando+S en Mac). También puede ir a “Metadata->Guardar metadatos en archivos” en Lightroom:
Lightroom presentará la ventana anterior. Ahora tenga en cuenta que este proceso tomará mucho tiempo, así que prepárese con una taza de café caliente o chocolate caliente, tome un buen libro (nuestro Landscape Photography eBook sería una buena lectura :)) y prepárese para esperar….por mucho tiempo. Lightroom revisará cada imagen y escribirá los cambios en el archivo directamente (en caso de que utilice el formato DNG) o en archivos de sidecar XMP.
Una vez finalizado el proceso, todas sus ediciones se guardarán, de modo que si alguna vez pierde su catálogo, no perderá sus ediciones. Ahora tenga en cuenta que el proceso anterior no guarda el historial – ¡sólo se conservarán las últimas ediciones!
Nota: Tenga en cuenta que si utiliza la función de copia virtual en Lightroom, las ediciones no se guardarán en el equipo, ya que las copias virtuales no tienen una imagen física correspondiente en el sistema de archivos. Si depende en gran medida de las copias virtuales, el proceso de guardado sólo conservará las ediciones realizadas en la imagen de la copia no virtual.
6) Realice una copia de seguridad del catálogo y las imágenes de Lightroom
El siguiente paso es realizar una copia de seguridad de su catálogo de Lightroom y de sus imágenes. Este paso, sin duda, es el más importante de su lista de actividades de fin de año. Es importante realizar una copia de seguridad completa, ya que garantizará que sus archivos del año estén en varias ubicaciones y que sus datos estén seguros. Tenga en cuenta que siempre debe mantener sus datos en al menos 3 ubicaciones diferentes por “3-2-1 Regla de copia de seguridad “, que definitivamente se aplica a un flujo de trabajo fotográfico. Si no sabe por dónde empezar, consulte mi artículo Photography Backup Workflow para obtener más detalles. También hemos cubierto la copia de seguridad en detalle en nuestro curso Workflow and Post-Processing course .
Nota: Asegúrese de cerrar fuera de Lightroom antes de realizar una copia de seguridad de su catálogo de Lightroom.
Dado que su catálogo de Lightroom y sus imágenes se guardan en dos ubicaciones separadas, asegúrese de realizar una copia de seguridad de ambas. Respaldar uno sin el otro es un gran error. Incluso si decide no realizar una copia de seguridad de su catálogo de Lightroom, siempre debe realizar una copia de seguridad de sus imágenes. Aunque puede empezar de nuevo con un nuevo catálogo de Lightroom reimportando imágenes (sin perder sus ediciones), no hay absolutamente ninguna manera de restaurar sus archivos RAW sólo desde su catálogo de Lightroom.
7) Pruebe sus copias de seguridad
Es absolutamente esencial tener copias de seguridad, pero las copias de seguridad sólo son buenas si realmente funcionan. ¿Cuándo fue la última vez que buscó en su rutina de copia de seguridad y trató de recuperar un archivo? ¿Ha pasado mucho tiempo? Tal vez sea el momento de probar sus copias de seguridad y asegurarse de que funcionen según lo previsto. Empiece por cambiar el nombre de una carpeta de su equipo (no la elimine en caso de que falle el procedimiento de restauración) y, a continuación, intente restaurar primero las copias de seguridad de la copia de seguridad principal y, a continuación, de la ubicación externa. Si almacena discos duros en una ubicación diferente, conecte cada uno de ellos a su ordenador y asegúrese de que todos siguen funcionando sin problemas. Si tiene alguna duda sobre el almacenamiento externo, puede ser una buena idea rehacerlo desde cero, incluso si lleva mucho tiempo y mucho esfuerzo. Mientras que la copia de seguridad in situ es algo que muchos de nosotros nos aseguramos de que se lleve a cabo, muchos de nosotros a menudo descuidamos la copia de seguridad fuera del sitio, a veces completamente. Personalmente, tengo demasiado espacio de almacenamiento para hacer copias de seguridad en la nube, pero comprar unos cuantos discos de gran capacidad y dejarlos en una caja de seguridad o en la casa de un amigo podría valer la pena el esfuerzo, incluso si sólo lo haces una o dos veces al año. Si usted hace cualquier trabajo comercial, le recomendaría altamente tener una solución de respaldo robusta fuera del sitio!
8) Sala de luz: Cerrar el catálogo e iniciar uno nuevo
Una vez que haya terminado con todas las tareas anteriores, si su Lightroom y las estructuras de carpetas están organizadas por año (lo que recomiendo encarecidamente), podría considerar la posibilidad de iniciar un nuevo catálogo y cerrar el catálogo del año en curso, de modo que sólo esté disponible para futuras exportaciones y ediciones. A partir de ahora, no debería utilizar ese catálogo para importar imágenes el año que viene o cualquier otro año en el futuro! Desafortunadamente, no hay forma de bloquear un catálogo para evitar futuras importaciones en Lightroom, por lo que tendrá que recordar que sólo debe importar las imágenes del catálogo del año en curso.
Vaya a “Archivo -> Nuevo catálogo…” para crear un nuevo catálogo en Lightroom. Asegúrese de navegar hasta la misma carpeta que aloja todo el catálogo de Lightroom existente. Yo personalmente almaceno mis catálogos en una carpeta llamada “Lightroom” (mis imágenes siempre se almacenan en una carpeta llamada “Photos”, por lo que sé de inmediato dónde poner mis catálogos de Lightroom):
Tenga en cuenta que no tiene que crear una carpeta para el año: Lightroom lo hará automáticamente. Todo lo que tiene que hacer es escribir el año nuevo en el campo “Nombre de archivo”, igual que arriba. Después de hacer clic en “Crear”, es posible que Lightroom le pregunte si necesita realizar una copia de seguridad de su catálogo. Como ya lo ha hecho en el paso anterior, no tiene que preocuparse de volver a hacer copias de seguridad de su catálogo, por lo que puede hacer clic en “Saltar esta vez”.
Su nuevo catálogo de Lightroom para el próximo año debería estar abierto y listo para la importación. A partir de ahora, sólo importará imágenes a este catálogo!
9) Evalúe sus necesidades actuales y futuras de almacenamiento
Los siguientes pasos son evaluar la cantidad total de almacenamiento que consumió el año pasado, lo que le ayudará a comprender sus necesidades futuras de almacenamiento y crecimiento. Para esta tarea, su sistema de archivos será la mejor manera de ver cuántos datos ha consumido. Si usted es un usuario de Windows, todo lo que tiene que hacer es hacer clic en su carpeta padre y seleccionar “Propiedades”, lo que debería abrir una ventana similar a ésta:
Como pueden ver, consumí un total de 1,45 TB (Terabytes) de almacenamiento en 2016. Lightroom muestra un total de 35556 imágenes y ejecuté las anteriores antes de guardar todos los cambios en los archivos de sidecar en Lightroom, ya que el proceso llevó mucho tiempo. Ha sido un año bastante ajetreado para mí, pero ahora que sé que casi he disparado cerca de 1,5 TB en 2016, puedo proyectar que necesitaré alrededor de 1,5-2 TB de espacio en 2017. Esto significa que necesito reevaluar mis necesidades de almacenamiento y asegurarme de que tengo suficiente almacenamiento para el próximo año. Mirando mi Synology DS1815+ (ver mi detallada revisión del Synology DS1815+ ), puedo ver que todavía tengo más de la mitad del volumen de 32 TB disponible y mi copia de seguridad secundaria con ioSafe 214 (ver mi detallada ioSafe 214 review ) que refleja que mis fotos también muestran 2 TB de espacio disponible. Estoy listo para ir por otro año, pero después de eso, tendré que considerar la posibilidad de expandir mi respaldo secundario el año siguiente. Y mi rutina de copia de seguridad externa también tendrá que cambiar, ya que tendré que añadir otra unidad grande a la mezcla.
La evaluación de las necesidades de almacenamiento es importante, porque le ayudará a planificar con antelación. He sido un gran fan de los arreglos de almacenamiento de Synology desde hace tiempo, pero recientemente he empezado a investigar también las soluciones de almacenamiento de QNAP, ya que tienen una tecnología ligeramente diferente y permiten tanto las conexiones NAS como las DAS al mismo tiempo. Pronto estaré evaluando dos arreglos de almacenamiento QNAP para mis necesidades y escribiré reseñas, que esperamos ayuden a nuestros lectores a elegir las soluciones de almacenamiento adecuadas para las necesidades de fotografía.
Espero que hayas encontrado útil el artículo anterior. Si usted realiza otras actividades útiles de fin de año no mencionadas anteriormente, por favor comparta en la sección de comentarios a continuación!
