Cómo organizar las fotos en Lightroom

La sala de luz se ha convertido en una parte esencial del proceso de flujo de trabajo para muchos fotógrafos, incluido yo mismo. No puedo imaginarme la gestión de mi catálogo de fotos sin Lightroom y lo utilizo todos los días para mis necesidades fotográficas. De hecho, entre el 95 y el 98% de mi trabajo de posprocesamiento se realiza en Lightroom y sólo ocasionalmente utilizo Photoshop para la edición/el retoque fotográfico avanzado, lo que no sólo simplifica mi flujo de trabajo, sino que también disminuye la cantidad de tiempo que dedico al posprocesamiento. Durante los últimos años de uso extensivo de Lightroom, he ideado formas eficaces de almacenar, organizar y acceder a las fotos en mi ordenador, por lo que quería compartir algunos consejos con nuestros lectores sobre cómo lo hago tanto para el trabajo personal como para el profesional. Aunque hay muchas maneras de organizar las imágenes, este método en particular me ha funcionado muy bien (y a muchos otros que han estado leyendo nuestro sitio durante los últimos años). Si estás buscando una guía genérica sobre cómo hacer esto sin ningún software de fotografía de terceros como Lightroom, entonces por favor lee mi antiguo artículo en «cómo organizar correctamente las imágenes «.

1) ¿Dónde y cómo guardas tus fotos?

La primera pregunta es, ¿dónde y cómo almacena actualmente sus fotos? Solía almacenar todas mis fotografías en varias subcarpetas de mi disco duro (comúnmente en «Mis fotos» o «Mis documentos»), pero después de dedicarme a la fotografía, decidí que era mejor guardar todas mis fotografías en la carpeta raíz del disco duro de mi PC que utilizo únicamente para almacenar fotos y pequeños vídeos familiares. Los discos duros son muy baratos hoy en día, así que crear un almacenamiento adecuadamente organizado y redundante para tus necesidades fotográficas no tiene por qué costar un ojo de la cara.

Para los que tienen un presupuesto, recomiendo encarecidamente conseguir una matriz RAID externa redundante (dos discos duros que pueden ser configurados en RAID 1 / Configuración de espejo). Si disparas RAW como yo y tienes muchas fotografías, mi solución favorita en el mercado hoy en día es Synology (5 bay) y si tienes muchas fotografías, obtendría la versión de 8 bay . Con discos duros de mayor capacidad, podrías conseguir un montón de almacenamiento incluso en la versión de 5 bahías. Estas son soluciones sólidas para los fotógrafos y superan fácilmente al sistema propietario Drobo . Lo bueno de una unidad de almacenamiento como esta, es que está configurada para la velocidad y la redundancia. Si una sola unidad falla, el sistema continúa funcionando, pero le pide que reemplace la unidad defectuosa tan pronto como sea posible. Una vez que reemplazas la unidad y todo se sincroniza de nuevo, el sistema vuelve al modo de funcionamiento normal.

2) Estructura y organización de la carpeta

Ahora que has descubierto dónde almacenarás tus fotos, es hora de averiguar cuál será la estructura de tus carpetas. Hay muchas maneras de hacerlo y cada uno lo hace de manera diferente. Te mostraré lo que funciona para mí y dejaré que tú decidas si quieres adoptarlo o crear el tuyo propio. Aquí está mi estructura actual:

 

En la raíz de mi disco duro, tengo una carpeta llamada «Fotos», donde almaceno todas mis fotos. Dentro de «Fotos», creo una carpeta por año. Luego, dentro de cada año, almaceno fotografías por eventos. Por ejemplo, un viaje familiar al zoológico de Denver en 2007 se almacena en «Photos2007Denver Zoo». Si dispara profesionalmente, puede que quiera tener dos carpetas separadas bajo «Fotos» – una para sus fotos personales y otra para su trabajo profesional. En ese caso, simplemente añade otro nivel de carpetas debajo de «Fotos» y tu estructura se verá como «Fotos Personales Mi Evento» o «Fotos Profesionales Mi Evento».

Adelante, crea la primera carpeta de nivel superior «Fotos» y si quieres separar tu trabajo personal y profesional, crea también las dos carpetas de abajo. NO cree más carpetas debajo y NO mueva o añada ninguna foto todavía.

3) Crear un nuevo catálogo de Lightroom

Una vez definida y creada la estructura inicial, es el momento de crear un catálogo de Lightroom. Empiece con un nuevo catálogo de Lightroom yendo a Archivo -> Nuevo Catálogo. Por motivos de rendimiento, prefiero almacenar mi catálogo junto con las vistas previas de las imágenes en una unidad SSD rápida, mientras que las imágenes se almacenan en una rápida matriz de almacenamiento externo, pero quizá desee mantener todo en la misma unidad por motivos de simplicidad. Si tiene menos de 10.000 imágenes, puede almacenarlas todas en un único catálogo sin que ello afecte mucho al rendimiento de Lightroom. Si tiene más de 10.000 fotos, entonces recomiendo crear un catálogo de Lightroom por año. Sólo tiene que crear una carpeta en la carpeta raíz llamada «Lightroom» y almacenar allí todos sus catálogos.

4) Modificar las preferencias de la sala de luz

Para cada nuevo catálogo que creo, modifico ligeramente la configuración predeterminada para adaptarla a mis necesidades. Aunque puedes hacerlo más tarde, probablemente es mejor hacerlo al principio, ya que podrías olvidarte de ocuparte de ello más tarde. Lo primero que me aseguro de que esté bien configurado (sólo hay que hacerlo una vez) son las Preferencias de Lightroom. Vaya a Edit -> Preferences y en la pestaña «General», establezca configuraciones similares como se muestra a continuación:

Hay dos ajustes que cambié aquí. Modifiqué la opción «Catálogo por defecto», donde la puse en «Avisarme al iniciar Lightroom» – esto básicamente hace que Lightroom avise qué catálogo quiero cargar cuando inicie Lightroom, lo cual es conveniente si se usan múltiples catálogos. Si sólo tiene un único catálogo, no es necesario cambiar la configuración predeterminada. La segunda opción es «Mostrar el cuadro de diálogo de importación cuando se detecta una tarjeta de memoria», que simplemente indica a Lightroom que active automáticamente la pantalla de importación cuando inserte la tarjeta de memoria.

La siguiente pestaña es «Presets», donde normalmente dejo todo por defecto. Lo único que vale la pena mencionar en esta página es la «Ubicación» donde puedes marcar o desmarcar «Almacenar Presets con Catálogo». Lightroom permite almacenar sus configuraciones predefinidas de usuario (como la configuración de importación predeterminada, la convención de nombres de archivos, la información de copyright, etc.) en una carpeta general que se utiliza para todos sus catálogos, o en cada uno de sus catálogos de Lightroom donde puede establecer diferentes configuraciones predefinidas en función del catálogo. Yo personalmente utilizo una configuración predefinida para todos mis catálogos de Lightroom y recomiendo dejar esta opción sin marcar como se ve a continuación:

La siguiente pestaña llamada «Edición externa» permite especificar el formato de archivo y el espacio de color predeterminados para su uso en aplicaciones externas como Adobe Photoshop. Si utilizas el formato RAW para tus imágenes, siempre debes editar las imágenes en Photoshop con el mejor formato que conserve todos los detalles de la imagen y el espacio de color más amplio. Por esta razón, utilizo el formato TIFF (por defecto) para los archivos y ProPhoto RGB (por defecto) para el espacio de color. La profundidad de bits debería ser obviamente de 16 bits y dejo la resolución a 240 (por defecto), con ZIP como método de compresión:

También dejo marcado «Apilar con original», para que una imagen editada externamente se mantenga adjunta al archivo RAW original.

Pasemos ahora a la pestaña «Manejo de archivos». Esta pestaña en particular es muy importante, porque controla la forma en que sus fotos son importadas en el catálogo. Así es como tengo mi juego de pestañas de Manejo de Archivos:

Preste atención a la configuración de «Importar creación DNG» en esta página. Configuré «Extensión de archivo» a «DNG», «Compatibilidad» a la última versión de Camera Raw disponible, «Vista previa JPEG» a «Tamaño medio» y dejé «Incrustar archivo original en bruto» sin marcar. Los ajustes importantes aquí son «JPEG Preview» e «Embed Original Raw File» que controlan el tamaño total de tus archivos DNG (lee más sobre el formato DNG aquí ). Por defecto, cada imagen RAW contiene una imagen JPEG a tamaño completo (consulta RAW vs JPEG ) en su interior que se almacena como «Vista previa» (la imagen «Vista previa» es lo que ves en la parte posterior de la cámara cuando haces una foto). Al configurar la opción «JPEG Preview» en «Medium Size», está indicando a Lightroom que genere una versión más pequeña de una vista previa dentro de los archivos DNG, lo que le ahorrará hasta un 15-20% de espacio por archivo (dependiendo del tamaño del archivo RAW). Aunque puedas pensar que no es tan importante, sí que marca una gran diferencia cuando tienes decenas de miles de imágenes. La única penalización es el hecho de que la imagen se abre ligeramente más despacio cuando intentas abrir una versión completa de ella en Lightroom más tarde, simplemente porque tiene que generar una versión a tamaño completo a partir de la imagen RAW. Si la velocidad es importante, siempre se pueden generar vistas previas a tamaño completo en Lightroom más tarde. La casilla «Incrustar archivo original en bruto» es algo que recomendaría dejar sin marcar, porque si la marca, los archivos DNG serán en realidad mucho más grandes que el archivo RAW original (DNG + RAW se combinarán en un único archivo).

Dejo la última pestaña «Interfaz» en su configuración por defecto.

5) Modificar los ajustes del catálogo de Lightroom

Lo siguiente que tenemos que modificar es la configuración del catálogo de Lightroom. Tendrás que hacer esto una vez para cada uno de los catálogos que crees. Vaya a Edit -> Catalog Settings para abrir la ventana «Catalog Settings». Normalmente dejo todo a los valores por defecto en las pestañas «General» y «Manejo de archivos». Sin embargo, si quiere que Lightroom renderice vistas previas más grandes para que coincidan con la resolución de su monitor, elija un valor diferente en «Tamaño de vista previa estándar». Tenga en cuenta que cuanto mayor sea el tamaño de la vista previa, más espacio ocupará la caché de Lightroom en el disco duro.

La pestaña más importante para mí aquí es la pestaña «Metadatos», donde puedo especificar qué datos son escritos en mis imágenes por Lightroom:

Las dos primeras opciones «Ofrecer sugerencias de los valores recientemente introducidos» e «Incluir la configuración de desarrollo en los metadatos dentro de los archivos JPEG, TIFF y PSD» están marcadas por defecto y no las toco. La última opción «Escribir automáticamente los cambios en XMP» está desmarcada por defecto. Es la que suelo recomendar que se active, porque hace que Lightroom escriba los cambios directamente en los archivos DNG (o en los archivos XMP sidecar que acompañan a los archivos RAW) mientras trabajas en ellos. ¿Por qué es importante? Porque si su catálogo de Lightroom fallara y perdiera todos sus datos de catálogo, ¡el archivo de imagen seguiría conservando todos los cambios que haya hecho en Lightroom! También es muy útil si por casualidad abre ese mismo archivo en Photoshop u otras aplicaciones de Adobe, porque todos los cambios serán visibles inmediatamente mientras trabaja en el archivo. Y si perdiera su catálogo de Lightroom por completo, podría importar todas las imágenes desde su disco duro y todos los cambios se migrarían a través de él (excepto el historial). La pena de mantener esta opción marcada es un rendimiento más lento, ya que cada cambio se escribe inmediatamente en el archivo DNG / Sidecar. Si el rendimiento se convierte en un problema, puede desactivar esta opción y, de vez en cuando, obligar a Lightroom a guardar los cambios en los archivos seleccionando todos los archivos (CTRL+A en la carpeta raíz) y guardando los cambios (CTRL+S).

6) Importa tus fotos al catálogo de Lightroom

Sus preferencias y la configuración de los catálogos han sido modificados. ¡Empecemos a importar sus fotos! Enciende el catálogo de importación de fotos yendo a Archivo -> Importar fotos… o presiona CTRL+Mayúsculas+I en tu teclado. Una vez que aparezca la pantalla de importación, tendrá el siguiente aspecto:

Toda la pantalla de importación está organizada de forma muy similar a Lightroom, siendo el lado izquierdo la ubicación de donde se tomarán los archivos, mientras que el lado derecho sirve como el lado de destino, junto con la configuración de la importación. La sección central muestra todas las imágenes que se van a importar. La sección «De» ha sido diseñada de tal manera que Lightroom es capaz de diferenciar entre el almacenamiento permanente y su dispositivo o lector de tarjetas. Lo bueno es que la pantalla de importación es dinámica, lo que significa que cualquier cambio que ocurra en el sistema, la pantalla se actualiza en tiempo real. Por ejemplo, si abre la pantalla de importación y luego desconecta su cámara del PC, el dispositivo simplemente desaparecerá de la pantalla. Al volver a conectar la cámara, el dispositivo volverá a aparecer en la pantalla.

Como estandarizo el formato DNG, normalmente dejo seleccionado «Copiar como DNG» en la sección superior central. Si eliges mantener los archivos RAW originales, entonces escoge «Copiar» en su lugar.

El menú de importación de la derecha consta de varias secciones: Manejo de archivos, renombramiento de archivos, aplicación durante la importación y destino. Echemos un vistazo a las dos primeras secciones: Manejo de Archivos y Renombramiento de Archivos:

6.1) Sección de manejo de archivos

La sección de Manejo de Archivos consiste en cuatro opciones: «Construir vistas previas», «Construir vistas previas inteligentes», «No importar duplicados sospechosos» y «Hacer una segunda copia a». Dejo la opción «Construir vistas previas» en «Mínimo» para ahorrar tiempo durante la importación de archivos. Sin embargo, si tienes mucho espacio de almacenamiento y quieres acelerar el tiempo que tardan tus archivos en renderizarse cuando haces zoom en ellos, puedes configurar esta opción en «1:1», lo que generará vistas previas completas. Normalmente, no recomiendo esto, a menos que quieras acelerar el proceso de edición de archivos de alta resolución (consulta mi artículo sobre el eficiente flujo de trabajo de Lightroom para imágenes de alta resolución ).

La opción «Construir vistas previas inteligentes» puede ser muy útil para situaciones en las que tienes un portátil que almacena sólo el catálogo y tus imágenes reales se almacenan en un almacenamiento externo. Si viaja y necesita desconectarse de su almacenamiento, al mantener esta opción activada se crearán vistas previas de las imágenes en las que podrá trabajar, como si aún estuviera conectado a su almacenamiento. Una vez que vuelva y se vuelva a conectar a su almacenamiento externo, todos los cambios se conservarán. Si está usando una PC de escritorio y el almacenamiento está conectado permanentemente, yo desactivaría esta opción.

Siempre mantengo activada la opción «No importar duplicados sospechosos» y no utilizo la forma de Lightroom para hacer copias de seguridad de las imágenes importadas, así que mantengo desactivada la última opción «Hacer una segunda copia a».

6.2) Sección de renombramiento de archivos

La sección de renombramiento de archivos consiste en variables que se utilizan para renombrar los archivos. Siempre renombro mis archivos al siguiente formato: «AAAAMMDD-Número de secuencia de texto personalizado.DNG». La primera parte es la fecha del archivo, por ejemplo «20140217», que significa el 17 de febrero de 2014. Luego un guión es seguido por un texto personalizado que escribo durante cada importación, el cual es seguido por un número de secuencia incrementado. Me gusta cambiar el nombre de mis fotos, porque no me gusta mantener nombres de fotos como «DSC_1000.DNG» que no significan nada y se duplican con el tiempo. Al renombrar las fotos, sé que podría simplemente tomar todas las imágenes de todas las carpetas y ponerlas todas en una sola carpeta sin tener que duplicar los nombres de los archivos. Recomiendo encarecidamente tomar el mismo enfoque o uno similar e identificar de forma única cada imagen que se importe.

Si aún no ha creado una plantilla de renombramiento, eche un vistazo a lo siguiente:

Crea una plantilla similar, luego guárdala como un Preset y haz clic en «Hecho». Luego simplemente seleccione su preselección en el menú desplegable «Plantilla».

El siguiente campo en «Renombramiento de archivos» es el texto personalizado – el texto que puede escribir para identificar las imágenes. Para este ejemplo, usé «Jardín de los Dioses» como texto personalizado, lo que significa que mi primer archivo se llamará como «20140217-Garden of the Gods-001.DNG». El campo «Número de inicio» le permite escribir el primer número que el sistema usará, así que si escribe «500», el nombre de su primer archivo tendrá un número de secuencia de 500 y todos los números consecutivos se incrementarán en uno. Esto es muy útil durante las múltiples importaciones en la misma estructura de carpetas – yo simplemente miro el número total de fotografías en mi tarjeta de memoria y pongo el número en ese campo. Siempre dejo la extensión en mayúsculas para mayor consistencia.

6.3) Aplicar durante la sección de importación

Esta sección es otra importante, ya que le permite elegir un preajuste de importación con su configuración de Lightroom, escribir metadatos y palabras clave en cada imagen a medida que se importa. Ya he hecho algunos cambios en la forma de importar archivos y poder elegir lo que quieres antes de que comience el proceso de importación es una gran idea, porque me ahorra mucho tiempo durante el proceso de edición de imágenes. Una vez que hagas cambios en una imagen y guardes la configuración predefinida, se mostrará inmediatamente en esta pantalla.

El siguiente campo se denomina «Metadatos» y se utiliza para escribir datos adicionales en cada archivo importado. Por ejemplo, si quisiera incluir mi texto de copyright en cada imagen (no confundirlo con una marca de agua), tendría que crear un nuevo preajuste de Metadatos y hacer algunos cambios:

Yo no perdería el tiempo rellenando cada uno de los campos y sólo prestaría más atención a los campos de Copyright de IPTC y Creador de IPTC, donde puede proporcionar su nombre e información de contacto.

El último campo es «Palabras clave» y ahí es donde escribo las palabras clave relacionadas con lo que estoy importando. Las palabras clave pueden ser muy buenas para poder localizar fotos por evento, lugar, tema, etc. Para el ejemplo anterior, utilicé la palabra clave «Jardín de los Dioses», que guarda esta palabra clave en cada archivo y en la base de datos de Lightroom. Si vuelvo al Jardín de los Dioses de nuevo a finales de este año, utilizaré la misma palabra clave para agrupar los dos eventos. De esa manera, incluso si termino poniendo fotos en diferentes carpetas, seguiré siendo capaz de localizarlas por esta palabra clave.

6.4) Sección de destino

La última sección identifica la ubicación de donde el proceso de importación almacenará los archivos. El primer campo se llama «Into Subfolder», que siempre dejo marcado, ya que quiero que Lightroom cree subcarpetas para mí. El siguiente campo es un desplegable con dos opciones: Organizar «Por fecha» y Organizar «En una carpeta». Si selecciona Organizar «Por fecha», obtendrá un campo adicional llamado «Formato de fecha», en el que podrá especificar el formato de las subcarpetas que creará Lightroom. Como ya tengo una carpeta para cada año y los nombres de mis archivos ya contienen la fecha completa, no siento la necesidad de crear subcarpetas para el año, el mes y el día. En su lugar, me gusta mantener todo simple y organizado, en lugar de tener muchas subcarpetas diferentes en el sistema. Por lo tanto, siempre elijo «Organizar en una carpeta» y luego escribo el nombre de la subcarpeta:

Como almaceno todas mis imágenes en una carpeta principal llamada «Fotos» y luego subcarpetas por año, simplemente selecciono el año en «Fotos», como se muestra arriba.

Como pueden ver, el sistema está configurado para crear una carpeta en «E:Fotos2010» llamada «Jardines de los Dioses», donde todas las fotos serán importadas. Si vuelvo a visitar el Jardín de los Dioses, elegiré la misma carpeta y el sistema creará archivos con una fecha diferente, así que nunca tendré problemas con nombres de archivos duplicados.

Siempre ordeno mis imágenes importadas por «Tiempo de captura» en el menú desplegable «Ordenar». Una vez que elija la carpeta de destino, simplemente haga clic en el botón «Importar» para comenzar a importar sus imágenes. La ventana de importación desaparecerá y empezará a ver las imágenes que aparecen en su catálogo de Lightroom.

7) Cheque post-importación

Ahora que ya sabe cómo importar sus imágenes con plantillas personalizadas, siga adelante e importe todas sus imágenes a Lightroom y asegúrese de que todo se transfiere correctamente. No olvide cambiar los nombres de las carpetas junto con los campos «Texto personalizado» y «Palabras clave» en cada nueva importación en la pantalla «Importar fotos» a medida que avance. De lo contrario, acabará con un montón de carpetas no deseadas y nombres de archivo y palabras clave incorrectos. Si importó accidentalmente sus fotos con una configuración incorrecta, no es un problema. Sólo tienes que seleccionar las imágenes importadas, cambiar las palabras clave en la sección «Keywording» del módulo «Biblioteca», cambiar el nombre de la carpeta al nombre correcto del evento y pulsar «F2» o ir a Biblioteca -> Cambiar el nombre de las fotos para cambiar el nombre en masa de las imágenes. Si sus fotos se salen de la secuencia por cualquier motivo (por ejemplo, sus números de secuencia se repiten, pero con un nombre diferente), entonces simplemente seleccione todas las fotos y renombrelas por lotes pulsando «F2» en su teclado. Dale un nuevo número de secuencia y empezará a renombrarlas según la edad de la imagen o tus criterios de selección.

8) Realizar una copia de seguridad completa

A estas alturas, ha hecho mucho trabajo para reorganizar sus fotografías y ha completado la importación de todas sus imágenes a Lightroom. Definitivamente es un buen momento para hacer una copia de seguridad completa de su catálogo de Lightroom y de sus fotografías. Mucha gente asume que la función de copia de seguridad de Lightroom también respalda sus fotografías. Esa es una suposición muy equivocada! Lightroom NO hace una copia de seguridad de sus fotografías, sino que sólo hace una copia de seguridad de su catálogo de Lightroom, que es inútil sin sus imágenes. Puede permitirse perder una base de datos de Lightroom, pero no puede permitirse perder sus fotografías. Por lo tanto, siempre debe hacer una copia de seguridad de sus fotografías primero, y luego preocuparse por Lightroom.

Aquí está cómo realizar una copia de seguridad completa:

  1. Cerrar fuera de Lightroom.
  2. Prepara tu unidad de copia de seguridad externa, conéctala al ordenador y enciéndela.
  3. Ve a la carpeta raíz donde guardas tus fotos. En mi ordenador es «E:Fotos». Selecciona esta carpeta y arrástrala y suéltala en la carpeta «Photos Backup» de la unidad de copia de seguridad o algo similar, lo que debería iniciar el proceso de copia.
  4. Espere hasta que todas las fotos sean copiadas / respaldadas. Asegúrate de que no haya ningún error y que el proceso de copia se complete con éxito al 100%.
  5. Ahora haz una copia de seguridad de tu catálogo de Lightroom. Localice el archivo del catálogo de Lightroom en su disco duro (que debe tener una extensión «lrcat») y cópielo también en el disco externo. Normalmente almaceno mis catálogos de Lightroom en una carpeta llamada «Copia de seguridad del catálogo de Lightroom» en mi medio de copia de seguridad.

El proceso anterior podría ser fácilmente automatizado por programas de respaldo de terceros o con algunas herramientas de respaldo incorporadas en su sistema operativo. Recomiendo encarecidamente que se establezca un trabajo automatizado que haga copias de seguridad de su ordenador tan a menudo como sea posible. También recomiendo hacer una copia de seguridad de sus datos en al menos dos lugares diferentes cada vez.

9) Gestión de imágenes en la sala de luz

Si tiene 20 minutos para ver cómo podría tomar sus fotos existentes y reorganizarlas completamente en Lightroom de forma eficiente, por favor, vea el vídeo de abajo:

Espero que esta guía le ayude a mantener sus fotos organizadas en Lightroom. Por favor, háganos saber si tiene alguna pregunta en la sección de comentarios de abajo.

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